Bist Du auch öfters mal unkonzentriert und überfordert?

3 Tipps zur Steigerung deiner Produktivität

Foto von Startup Stock Photos von Pexels

Lesedauer: ca. 7 min

Dein Arbeitstag beginnt und Du hast wie jeden Tag einen riesigen Stapel an Aufgaben zu erledigen. Heute hast Du dir vorgenommen wirklich produktiv zu sein und alles abzuarbeiten. Bis zur Mittagspause hast Du nicht mal die Hälfe von dem was Du schaffen wolltest erledigt. Wie auch wenn ständig neue Mails mit Anfragen die Du bearbeiten musst reinkommen, deine Kolleg:innen dich anrufen weil sie deinen Rat brauchen und dein Kind deine Hilfe braucht da es ein Glas in der Küche runtergeworfen hat. Selbstverständlich befinden wir uns in Corona Zeiten im Home Office!

Am Nachmittag kümmert sich dein/e Partner:in um euer Kind und Du hast dir vorgenommen richtig Gas zu geben. Mittlerweile bist Du aber schon lange in deinem Mittagstief angekommen. Du hast das Gefühl einfach nicht voranzukommen und die Arbeit kostet dich einfach wahnsinnig viel Kraft.

Am Ende des Tages bist Du einerseits froh Feierabend zu haben, andererseits ärgerst Du dich, dass Du lange nicht das erledigt hast, was Du dir vorgenommen hattest. Dir graut es jetzt schon vor morgen, da der Aufgabenstapel nicht wirklich niedriger geworden ist.

Erkennst Du dich wieder, wenn Du das liest?

Natürlich ist das nur ein Beispiel Tag und bei jedem von uns ist die Situation etwas anders. Falls Du aber wie in dieser Geschichte am Ende des Tages nicht zufrieden bist mit der Menge und/oder Qualität an Arbeit, die Du erledigen konntest, dann empfehle ich dir weiterzulesen.

Im restlichen Beitrag gebe ich dir 3 Tipps mit an die Hand, welche es dir ermöglichen mehr Arbeit mit weniger Kraftaufwand und in kürzerer Zeit zu erledigen. Befolgst Du die Tipps wirst Du dich am Ende des Tages zufriedener und weniger erschöpft fühlen!

Tipp 1: Erledige herausfordernde Aufgaben dann, wenn Du am leistungsfähigsten bist

Bist Du beispielsweise früh morgens am energiegeladensten und super konzentriert? Checkst Du jeden morgen erstmal all deine Mails und schaust was in den Chatkanälen deiner Firma los ist?

Falls dem so ist, ist das ein riesiger Fehler! Warum?

Mails checken und lockere Chats mit Kolleg:innen führen ist nichts was viel Konzentration oder Energie benötigt. Sprich Du kannst all das auch kurz vor der Mittagspause oder am Nachmittag erledigen, wenn deine Konzentration sowieso schon am zurückgehen ist und deine Leistungsfähigkeit nachlässt.

Vielleicht bist Du aber auch absolut kein Morgenmensch und brauchst erstmal mehrere Stunden Anlaufzeit, um richtig abliefern zu können. Da wir alle keine Maschinen sind und jeder Mensch individuell ist, ist es wichtig, dass Du deine Leistungshochs und -tiefs kennst.

In der Abbildung siehst Du die REFA Normkurve, welche die Verteilung der durchschnittlichen Leistungsfähigkeit der Menschen widerspiegelt. Deine Leistungskurve kann ganz anders aussehen, weshalb ich dir empfehle deine eigene Leistungskurve einmal aufzumalen.

Abbildung 1: Eigene Darstellung der REFA Normkurve

Überlege dir dann im 2. Schritt wie Du deine Aufgaben oder vielleicht sogar Arbeitszeiten anders verteilen kannst, um anspruchsvolle Aufgaben produktiver erledigen zu können. Am Ende des Tages hast Du so viel mehr Energie übrig und auch noch mehr geschafft!

Tipp 2: Erstelle dir eine wirklich gute Übersicht über all deine Aufgaben

Um produktiv arbeiten zu können ist es sehr hilfreich eine gute Übersicht über all seine Aufgaben zu haben. Ich empfehle dir dafür ein virtuelles Board anzulegen. Warum virtuell? So hast Du die Möglichkeit mit minimalem Aufwand und ohne Papierverschwendung ständig Ergänzungen oder Änderungen vorzunehmen. Für solche Boards gibt es kostenlose Tools wie beispielsweise Trello.

Wie kann so ein Board aussehen?

Abbildung 2: Kanban Board

Ich empfehle dir wie in der Abbildung dargestellt mindestens drei Spalten.

In der Spalte „To Do“ sammelst Du alles was Du zu erledigen hast. Bei manchen Tools kannst Du in den einzelnen Karten auch Checklisten anlegen, Teammitglieder zu Aufgabenkarten hinzufügen und zeitliche Fristen einstellen.

In der Spalte „In Progress“ befinden sich alle Aufgaben, an denen Du momentan arbeitest.

Alle Aufgaben, die Du erledigt hast, kannst Du in die Spalte „Done“ ziehen. Glaube mir, bei manchen Aufgaben fühlt es sich einfach wunderbar an, wenn man sie endlich auf „Done“ ziehen kann. Ein solches Board nennt sich übrigens „Kanban Board“.

Wichtig ist, dass sich nicht zu viele Aufgaben auf einmal in der Spalte „In Progress“ ansammeln, damit Du den Kopf frei hast und dich optimal auf eine Aufgabe konzentrieren kannst. Hast Du 10 Aufgaben parallel offen verlierst Du deinen Fokus, verschwendest Energie und Zeit und bist am Ende des Tages unzufrieden, da Du keine einzige Aufgabe auf „Done“ ziehen konntest.

Gerade wenn Du kreativ arbeitest und Du an der Entwicklung von neuen Ideen beteiligt bist, kann es sich lohnen eine vierte Spalte links von der „To Do“ Spalte einzuführen. Die Spalte kannst Du beispielsweise „Ideas“ nennen und dort alles sammeln was dir in den Kopf kommt. Was Du dort sammelst sind Ideen für zukünftige Projekte, die Du jetzt nicht erledigen musst.

Ein wichtiger Effekt einer solchen Aufgabenübersicht ist, dass Du dir sicher sein kannst nichts Wichtiges zu vergessen und dadurch gedanklich besser abschalten kannst. Es gibt nämlich nichts anstrengenderes als Angst zu haben eine gute Idee zu vergessen und sie deshalb rund um die Uhr zwanghaft immer wieder aus dem Gedächtnis abzurufen. Sobald Du etwas notiert hast, musst Du dir erstmal keine Gedanken mehr darum machen und kannst dich anderen Dingen widmen. So ist es auch leichter für dich in deiner Freizeit die Gedanken an die Arbeit loszulassen und wieder neue Energie zu tanken.

Tipp 3: Priorisiere deine Aufgaben nach Wichtigkeit & Dringlichkeit

Es gibt im Leben nichts wichtigeres, als die richtigen Prioritäten zu setzen. Das gilt auch für dein Arbeitsleben, denn wirklich erfolgreich kannst Du nur sein, wenn Du deine Aufgaben richtig priorisierst und dadurch alles zur richtigen Zeit erledigst.

Nimm dir also sobald neue Aufgaben anstehen ein paar Minuten Zeit und sortiere deine Aufgaben in vier Schritten nach dem „Eisenhower-Prinzip“. Erst nachdem Du alle Aufgaben sortiert hast, beginnst Du sie zu bearbeiten.

  1. Wichtig & Dringlich

Überlege dir dafür im ersten Schritt welche deiner Aufgaben wichtig und dringlich sind. Diese Aufgaben gilt es als erstes zu erledigen. Musst Du beispielsweise deine Projektskizze fertigbekommen, damit dein ganzes restliches Team der Umsetzung dieser Skizze nachgehen kann, sollte diese Aufgabe deine oberste Priorität genießen. Natürlich hast Du auch noch viele andere wichtige Aufgaben, die ebenfalls erledigt werden müssen, es wäre jedoch sinnlos, dein ganzes Team Löcher in die Luft gucken zu lassen, während Du in falscher Reihenfolge deine Aufgabenliste abarbeitest.

  1. Wichtig

Im zweiten Schritt überlegst Du dir was wichtig jedoch nicht dringlich ist. Notiere dir für diese Aufgaben die jeweiligen Fristen und erledige sie spätestens dann, wenn sie wichtig und dringlich werden.

  1. Dringlich

Im dritten Schritt schaust Du dir die Aufgaben an, die zwar dringlich, aber nicht wichtig sind. Diese Aufgaben kannst Du im Idealfall an andere Menschen delegieren. Überlege dir außerdem welche Aufgaben davon reduziert werden können, denn wenn sie nicht besonders wichtig sind, lassen sie sich vielleicht auch ganz vermeiden.

  1. Papierkorb

Wenn Du jetzt noch Aufgaben übrighast, sind diese nicht wichtig und auch nicht dringlich. Was macht man mit solchen Aufgaben? Ab in den Papierkorb!

Idealerweise arbeitest Du jetzt schon mit dem Aufgabenboard aus Tipp 2. Hier kannst Du deine Aufgabenreihenfolge jederzeit verändern. Zieh die Aufgabenkarten, die wichtig und dringlich sind nach ganz oben in deiner „To Do“-Spalte. Weise allen Aufgaben Fristen zu und falls Du Aufgaben delegierst, trage das zuständige Teammitglied ein.

Außerdem empfehle ich dir wichtige Aufgaben die zudem hohe Konzentration von dir erfordern in deinen Leistungshochphasen zu bearbeiten.

Die 3 Tipps lassen sich übrigens auch super auf dein Privatleben übertragen. Ich wünsch dir viel Spaß und Erfolg bei der Umsetzung. Genieße deine Energie und freie Zeit, die Du dadurch gewinnen wirst!

Falls Du daran arbeiten möchtest deine Produktivität weiter zu steigern und gleichzeitig weniger Stress in deinem Alltag erleben willst, dann kann ich dir meinen 8-Wochen-Onlinekurs „Bye bye Stress – Dein Weg in ein glückliches & entspanntes Leben“ empfehlen.

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